Johtaminen on yksityiskohtien muistamista ja huomioimista. Henkilöstökyselyt, kehittämishankkeet, kehityskeskustelut, pikkujoulut, prosessien kehittäminen, lakisääteiset tehtävät ja monenlaista muuta. Arki on helposti pirstaleista. Kiireen keskellä on välillä vaikea hahmottaa, mihin tehtävään olisi järkevää keskittyä seuraavaksi.
Tuttua?
Jotta tekeminen organisaatiossa etenee suunnitellusti, tarvitaan selkeitä ohjausmenetelmiä. Vuosikello on yksinkertainen työkalu siihen. Se aikatauluttaa vuoden aikana tapahtuvan tekemisen mainiosti: jo yhdellä silmäyksellä näkee sen, mitä milloinkin tehdään. Kello helpottaa vuosittain tehtävien asioiden tehokasta tekemistä.
Vuosikello kannattaa tehdä ajatuksella. Hyvin mietitystä kellosta on iloa niin pienelle kuin isollekin yritykselle. Se nivoo yhteen strategisen ja operatiivisen tekemisen. HR-vuosikelloa tehtäessä on tärkeä tietää, mitä hallituksen ja liiketoimintojen kelloissa on. Organisaation kellojen pitää käydä samaa aikaa.
Vuosikello
- on aikataulu erilaisille asioille kalenterivuoden aikana
- selkiyttää ajankäyttöä (tarpeettomalta päällekkäiseltä työkuormalta vältytään)
- auttaa ennakoimaan tekemisiä ja varaamaan riittävästi aikaa valmistelulle
- tekee prosessit, tekemisen ja työkuorman näkyvämmiksi
- tuo loogisuutta tekemiseen.
HR-vuosikellosta on hyvä löytyä strategisen henkilöstöjohtamisen osa-alueet. Yhtä tärkeä on, että siinä näkyvät henkilöstön kesäjuhlat ja muut tapahtumat. Vuosikelloon voi hyvin aikatauluttaa asioita, joiden muistaminen on tärkeää (esimerkiksi työterveyshuollon kustannusten hakeminen Kelasta). Yhteistoimintalaki säätää tietyt asiat käsiteltäviksi säännöllisin väliajoin; nämäkin asiat voi merkitä muistiin HR-vuosikelloon. Kullakin organisaatiolla on omannäköiset vuosikellonsa.
Vuosikello helpottaa asioiden tekemistä systemaattisesti. Parhaimmillaan se on tärkeä työkalu suunnittelulle, tekemiselle ja tehtyjen toimien arvioimiselle.
Vuosikelloa ei kannata jemmata johdon tai toiminnon sisäiseksi työkaluksi. Esimerkiksi HR-vuosikello voi viestiä organisaation sisällä strategisen henkilöstöjohtamisen sekä johtamisen ja esihenkilötyön tärkeyttä.
Yksinkertaisimmillaan vuosikellon voi piirtää paperille. Pohjaksi löytyy myös toinen toistaan hienompia sovelluksia. Monille visuaalinen, kellotaulun muotoon tehty, vuosikello on toimiva. Toiset tekevät vuosikellonsa taulukkomuotoon. Kummallakin tavalla tehty vuosikello kertoo selkeästi eri tehtävät ja prosessit sekä sen, miten ne liittyvät toisiinsa.
Vuosikello on HR:n tärkeä työkalu – ehkä entistäkin tärkeämpi, kun vauhti kiihtyy ja maailma monimutkaistuu. Kello selkeyttää tekemistä ja auttaa pysymään ajan tasalla. Hyvin mietitty vuosikello on mainio työkalu suunnitelmalliseen tekemiseen. Siksi vuosikello myös edesauttaa tavoitteiden ja tulosten saavuttamista.